Dentro de los retos que tienen las empresas conforme crecen, está el mantener la sintonía entre las operaciones de la empresa y sus colaboradores. Esto se manifiesta en 2 dimensiones: la del propio colaborador, en términos de sus competencias y habilidades, y la del conjunto de colaboradores, en términos de su comunicación y colaboración.
Cuando se crea la empresa, los volúmenes y la diversidad de las operaciones suelen ser “pequeños”. Los colaboradores aprenden una forma de hacer las cosas, y son pocos, lo que permite que haya buena comunicación y buen conocimiento de todos. Al ser exitosa la empresa, aumentan los volúmenes y tipos de operaciones, lo que implica que aumenta la complejidad. También aumenta el número de colaboradores, lo que hace que estén en sitios distintos, o al menos no tan cercanos como antes, y esto dificulta la comunicación.
Para mejorar estas complicaciones, muchos directores comienzan a documentar procesos, lo que es un paso lógico; sin embargo, el problema es cómo se documentan. Comúnmente, se le pide a la gente que documente lo que hace, y así con cada colaborador, con lo que obtienes al final documentos de lo que ahora hacen, ya “institucionalizados”, porque no están ya sólo en la mente del colaborador, sino en un documento formal, y desconectados entre sí, porque esa documentación refleja lo que cada uno hace bajo su visión funcional. Al final, dicha documentación no resuelve nada, ya que la mecánica no cambia, y entonces surge la conclusión de que los procesos no contribuyen al crecimiento de la empresa.
Para evitar esta problemática, seguimos la siguiente ruta con nuestros clientes:
Talleres de diseño con visión transversal: no se entrevista a cada colaborador por separado, sino que se tienen talleres donde participan todos los colaboradores involucrados en un solo proceso. Esto obliga a que cada colaborador conozca esas relaciones cliente-proveedor internas, y cambia la perspectiva del flujo de las actividades.
Incorporación de mejores prácticas: es difícil que de las personas que llevan años haciendo lo mismo y que han provocado los problemas actuales, surjan también las soluciones. A veces es falta de perspectiva de cómo se hace en otros lugares, a veces es la limitación propia de capacidades de la persona. En nuestra función de facilitadores de los procesos, aportamos mejores prácticas para mejorar los flujos de la información, los materiales, los documentos y el dinero, y para mejorar los mecanismos de control y visibilidad de las operaciones. Esto trae ya mejoras significativas a la operación.
Rediseño de los puestos: derivado de los procesos, se pueden identificar el conjunto de actividades que deben desarrollarse en la empresa y se asignan a puestos específicos. De esta manera, se define cada puesto en función de lo que debe ocurrir para que los procesos sean eficientes, independiente de las personas que los ocupan. Esto trae como consecuencia que muchas veces, se vea que la persona que ha ocupado por mucho tiempo esa posición ya no tiene la preparación y habilidades para seguirlo haciendo ante las nuevas realidades. Las empresas evolucionan con mucha frecuencia más rápido que sus colaboradores. Por lo tanto, de este paso se desprenden decisiones de capacitación o de movimiento de personal, buscando siempre que esté la persona adecuada. Esto crea muchos conflictos emocionales y personales, pero es claro que no hacerlo hará que la inercia de la misma persona que ha ocupado esa posición haciendo las cosas de la misma forma por años, impida el mejor desempeño del proceso.
Reestructura organizacional: los organigramas son como fotografías de momentos pasados de las empresas. Los nombres de los puestos, las líneas de mando, la separación de responsabilidades, responden a momentos pasados, que posiblemente ya fueron superados. Por lo tanto, distribuimos los puestos acordes a la visión de los procesos en una nueva estructura alineada a los procesos, lo que facilita la coordinación, la comunicación y el flujo de los procesos.
Estos cambios de visión, de definiciones y de organización permiten mejores desempeños, pero implican retos humanos relevantes. Por ello, es importante tener siempre presente que la gente que colabore tiene que ser la adecuada al proceso definido, y evitar la trampa común de hacerlo al revés: definir el proceso acorde a las personas que ahora están en la organización. Es otro de los pasos en la institucionalización de las empresas.
Contáctanos. Podemos acompañarte en estos procesos, aplicando nuestra experiencia y métodos para que los trabajos sean los más eficientes y eficaces. Escribe a contacto@atalaya.info o llama al (442)732-1011.
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