En la administración de proyectos, 2 variables que están muy estudiadas son las curvas “S” para reflejar los comportamientos de ingresos y de egresos en los proyectos. Esto significa que la forma en que se comportan esas variables no es lineal, sino que pasan por comportamientos graduales en un inicio, seguido de comportamientos más acelerados en algún momento, y cerrando nuevamente con comportamientos más graduales. Algo similar a lo mostrado en la siguiente imagen:
Esto tiene implicaciones importantes en la gestión financiera de una empresa que vende proyectos, ya que pueden llegarse a juntar diversos proyectos con etapas de vida donde los egresos exceden los ingresos. Además de esta complejidad en el flujo de efectivo de la empresa, otra dificultad es la evaluación adecuada de la rentabilidad de un proyecto a lo largo de su ciclo de vida, ya que puede pasar de pérdidas muy fuertes a rentabilidades muy altas en poco tiempo, y ninguna de las 2 reflejar lo que pasa en realidad. Para ello, es importante trabajar en 3 frentes:
Asegurar que los equipos diseñados de la venta del proyecto y en el establecimiento de las condiciones comerciales, conozcan este fenómeno, para que vean el efecto que tendrá en el flujo los momentos y porcentajes de pago que diseñen, con base en la planeación de los egresos. Es importante que también participe el área financiera, para incorporar la visión total de esos flujos en la empresa, y que las condiciones comerciales que se planteen integren las necesidades de ser competitivo en el mercado con la planeación de flujos de la empresa (considerando costos financieros, y alternativas de recursos para cubrir periodos de mayor egreso que ingreso, sobre todo para proyectos de larga duración).
Hacer los registros correctos de las operaciones, para tener una correcta información. Esto significa adoptar prácticas como registrar como anticipos de clientes lo que se recibe bajo ese concepto, que es una cuenta de pasivo, y que se registra como inventario de materias primas o producción en proceso lo que se va desarrollando en el proyecto. Hasta que se hacen entregas parciales, se pasa lo entregado como ventas y como costo de ventas, con lo que se evitan distorsiones en el estado de resultados.
Apoyarse en las técnicas de la gestión de proyectos para tener una visión financiera del mismo. No es posible pedirle eso a la técnica contable, que se rige bajo otras premisas, ni esto significa que se tenga que ir con puntos ciegos durante un tiempo importante de los proyectos. Los registros de ingresos y costos reales y estimados para evaluar la eficiencia de un proyecto son parte de la administración misma del proyecto, y es la herramienta para hacer esa valoración. Es un error pensar que la contabilidad formal de la empresa debería servir para esos fines.
Con estas acciones, tendrás muy clara visibilidad de la situación de los proyectos, de la rentabilidad de la empresa, y de la gestión de los flujos. Si tu empresa opera proyectos, y tienes estos problemas de visibilidad y registro, contáctanos, te podemos apoyar. Escribe a contacto@atalaya.info o llama a (442)732-1011.
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