¿Qué es un proceso de negocios?
Un proceso de negocios es un conjunto de actividades interrelacionadas que tienen como objetivo la entrega de un servicio o producto a un cliente. Los procesos de negocios se describen en forma de actividades, cada una de las cuales puede definirse como un conjunto de tareas. Estas tareas se cumplen para cumplir los objetivos de la empresa.
Definir los procesos de negocio es una parte fundamental de construir una empresa exitosa. Muchos de los éxitos de una empresa dependen de la forma en que se gestionan los procesos. Esto es especialmente cierto ahora, cuando los clientes exigen cada vez más productos y servicios de alta calidad. Por lo tanto, ¿cómo debe ser un proceso de negocios para que funcione? En primer lugar, un buen proceso de negocios debe tener un punto de partida y un punto final bien definidos, y un número finito de pasos.
Debe ser ejecutable de manera indefinida; es deicr, a diferencia de un proyecto, que tiene una temporalidad claramente definida, el proceso puede ser ejecutado continuamente, en múltiples ocasiones. Por lo mismo, es importante asegurar que todas las actividades definidas aporten valor (lo contrario, generará ineficiencias que al repetirse de forma indefinida, acumulan costos innecesarios). También obliga a que el proceso sea flexible al cambio, ya que con el tiempo pueden variar condiciones, tecnologías o variantes del negocio que impliquen ajustes al proceso.
Estas características son esenciales para garantizar que el proceso sea eficaz. Además, establecer procesos de negocio permite identificar los elementos operativos que son valiosos para la empresa para que se hagan estandarizadamente, sin depender de las personas, mejorar la eficiencia general de la operación, agilizar la comunicación entre diferentes personas y funciones, establecer aprobaciones para garantizar la responsabilidad, y evitar caos en las operaciones cotidianas.
En conclusión, definir los procesos de negocio es una parte clave de la construcción de una empresa exitosa.
NOTA IMPORTANTE: un enfoque frecuente, pero de poco valor, es “traducir” los procesos en las empresas a través de entrevistas con los involucrados. Trabajar de esa forma genera procesos poco eficientes y con visión funcional o por departamentos, lo que compromete la capacidad de entregar adecuadamente los productos o servicios de la empresa.
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