Cuando una empresa está ya en la etapa de llevar una gestión por presupuestos, además de contar con una herramienta de control y orientación de los planes e inversiones, genera en muchos casos la posibilidad y la intención de tener una herramienta que permita accionar con oportunidad y claridad los recortes que tengan que hacerse para mantener un cierto nivel de utilidades si el presupuesto de ventas no se logra.
Por supuesto que el balance entre el nivel de ingresos y gastos es una responsabilidad de la dirección; sin embargo, es importante entender que, ante una situación compleja, como es la gestión de una empresa (por las variables y horizontes de tiempo involucrados), no hay una respuesta única y directa sobre cómo actuar ante estas situaciones.
Es muy comprensible que, si el director ve que las ventas no se dan acorde a lo presupuestado, decida cortar gastos para evitar las pérdidas. Sin embargo, con frecuencia, estas acciones pueden provocar dinámicas que más bien aceleren el no cumplimiento de las ventas, por lo que se entra en un círculo vicioso en términos de los resultados de la empresa.
Para evitar estas dinámicas negativas es importante tener el siguiente contexto:
Conoce la estructura e importancia relativa de los gastos: no todos los gastos tienen el mismo peso, ni el mismo impacto en los resultados de la empresa. Es importante tener clasificaciones de los gastos, para saber cuáles “bolsas” se pueden tocar y cuáles no. Una práctica es la planteada por Kaplan y Norton, creadores del modelo de Balanced Scorecard, en el que recomiendan tener un “STRATEX”, o gastos estratégicos. Esos no deben ser tocados, ya que son los que apuntalarán el futuro de la empresa. Habrá otros tocables, pero entendiendo que se corte grasa, no músculo. Esto implica un profundo conocimiento de la estructura de gastos de tu empresa.
Conoce el nivel de sensibilidad financiera de tu empresa. Es importante que, después de ese profundo entendimiento de la estructura financiera de tu empresa, tengas claros escenarios de hasta qué nivel de caída de ingresos comienzas a tener pérdidas. Mientras más compleja sea la mezcla de ventas de la empresa en términos de productos, servicios, mercados, será más complejo crear esos modelos de sensibilidad, pero nuevamente será necesario un muy buen entendimiento de las estructuras y escenarios para saber dónde está el “punto de flotación” de tu empresa. Esto es fundamental para saber el momento en que sería necesario comenzar a establecer acciones, orientado por el análisis del punto 1.
Usa indicadores de avanzada (lead indicators) y no sólo de pasado (lag indicators) para saber cómo actuar. Más que actuar ante una caída de ventas, es importante conocer lo que te dice el pipeline comercial sobre lo que se está construyendo. ¿No se lograron las ventas porque se retrasó el inicio de un proyecto, pero se tiene en etapa final de cierre otros? O no se lograron este mes y además no hay prospectos claros como para estimar que se lograrán las ventas el mes siguiente. Si el pipeline comercial señala que no hay alimentación ni avances suficientes de prospectos para proyectar buenos números en el siguiente trimestre, es el momento de planear acciones basado en los puntos 1 y 2. Si el escenario es de buena construcción de oportunidades comerciales, apuesta por esa regularización de los ingresos en el corto plazo antes de tomar decisiones que te hagan entrar en el círculo vicioso previamente comentado.
Como verás, no es un tema de una respuesta lineal o única sobre cómo actuar ante escenarios de no cumplimiento del presupuesto de ventas. El factor común es el buen y profundo conocimiento de la estructura financiera de tu empresa y el uso de indicadores de avanzada. Estos elementos te darán la seguridad y confianza para estar tomando las acciones adecuadas y oportunas, y evitar cortar músculo en tu empresa que luego te impedirá retomar las dinámicas de crecimiento.
Contáctanos, podemos apoyarte en la creación de estos elementos para que tengas una gestión financiera más integral y estratégica. Llama al (442)732-1011 o escribe a contacto@atalaya.info. Con gusto te escucharemos para trabajar en conjunto.
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