Si escuchas esta frase de alguno de tus colaboradores, debería ser un claro indicador que aunque tengas procesos documentados, seguro no están aportando mucho a los resultados globales de la empresa.
Los procesos no pueden ser de una persona o un área. Los procesos son una secuencia de actividades que siguen ciclos de vida “transversales” en la organización. Esto significa que diversas áreas participan en la transformación de diversos insumos (materiales, información, documentos, dinero) para generar algo que es apto para un cliente, ya sea interno o externo. De esta manera, hablar de “mis” procesos señala que se tiene una visión aislada, como la serie de actividades de una función, sin puntos claros de conexión con otras áreas, lo que generará ineficiencias y riesgos.
Para evitar estos escenarios, trabajamos con nuestros clientes en 8 aspectos clave:
1. Entendimiento o definición del modelo de negocio. No hay un solo modelo genérico, y experiencias pasadas de los colaboradores no son necesariamente pertinentes a la realidad de la empresa. Por lo tanto, es importante conocer esas características particulares del modelo de operación de tu empresa para asegurar que eso queda reflejado en la documentación que se haga.
2. Análisis de las “huellas digitales” que dejan tus procesos. Con la adopción de sistemas de información, la mayoría de los procesos deja ya registros de su frecuencia de ejecución, variantes, caminos distintos, etc., lo que nos permite entender de mejor manera los distintos “casos” que ocurren dentro del mismo proceso, y temas a optimizar en el diseño.
3. Entrevistas con actores clave para complementar y darle mejor contexto a los hallazgos anteriores.
4. Talleres de diseño “transversales”, con la participación de los involucrados en el ciclo de vida completo. Esto ayuda a tener una visión sistémica y completa del proceso, y así evitar optimizaciones locales, que sólo generan problemas generales.
5. Agenda de trabajo de elementos que faciliten la ejecución de los procesos, como pueden ser herramientas tecnológicas, condiciones organizacionales, políticas, formatos, etc., que son elementos que pueden implicar más tiempo de definición o desarrollo, pero que deben trabajarse para que los procesos operen más eficazmente.
6. Realinear las responsabilidades de los puestos involucrados, para asegurar que todos trabajen en torno a ese diseño y así romper inercias anteriores.
7. Comunicar y capacitar a los involucrados en la nueva forma de trabajo. Esto les dará los elementos para conocer la nueva forma de trabajo.
8. Evaluar resultados periódicamente, para identificar las fallas que puedan seguir existiendo, y la forma de atención a ellas. Esto da pie a procesos de mejora continua.
Esta ruta dista mucho de los ejercicios de entrevistas y documentación de lo que una persona dice que es su actividad. Crea realmente los elementos para tener una cultura organizacional y una estructura orientada a procesos. Contáctanos para conocer con más detalle la forma en que ejecutamos esta ruta y los beneficios que podemos aportarte. Llama al (442)732-1011 o escribe a contacto@atalaya.info para estar en comunicación.
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